Cum să comprimați și să reduceți dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook

Dacă căsuța poștală se umple, poate fi necesar să comprimați sau să reduceți dimensiunea acesteia. Iată câteva sfaturi despre cum să faceți acest lucru în Microsoft Outlook. Mai întâi, deschideți Outlook și accesați fila Fișier. Apoi, selectați Opțiuni și faceți clic pe Mail. Sub titlul Trimitere/Primire, faceți clic pe butonul care spune Goliți gunoi. Aceasta va șterge toate elementele care se află în dosarul Coș de gunoi și va elibera spațiu. Apoi, accesați fila Foldere și faceți clic pe View Settings. Sub caseta de dialog View Settings, faceți clic pe butonul Empty Folders. Aceasta va șterge toate dosarele goale din căsuța poștală. În cele din urmă, accesați fila Fișier și faceți clic pe Instrumente de curățare. Sub caseta de dialog Instrumente de curățare, faceți clic pe butonul Curățare cutie poștală. Acest lucru vă va permite să ștergeți orice articole vechi sau neutilizate din căsuța dvs. poștală. Urmând acești pași, ar trebui să puteți reduce dimensiunea căsuței poștale și să nu se umple.

cum să fixezi jocurile Steam pe bara de activități

Microsoft Outlook , un client pentru Outlook sau un serviciu de e-mail Live, salvați e-mailul și atașamentele offline. Pe măsură ce primiți și trimiteți e-mailuri, dimensiunea bazei de date continuă să crească. Deși vă asigură că vă puteți accesa e-mailul atunci când nu sunteți conectat la Internet, înseamnă, de asemenea, că cutia dvs. poștală continuă să crească. În această postare, vom explica cum puteți comprima și reduce dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook.

Reduceți și micșorați dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook

Dezavantajul unei cutii poștale mai mari este că încetinește lucrurile. Descoperirea și căutarea a ceva necesită mai mult timp. În plus, furnizorii de servicii de e-mail, cum ar fi Office 365, limitează dimensiunea maximă a cutiei poștale. Aceasta înseamnă că, dacă nu reduceți dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook, nu veți putea trimite sau primi e-mail.

Unde sunt stocate toate datele cutiei poștale Outlook

Dacă utilizați caracteristica POP sau IMAP, toate fișierele, e-mailurile, folderele, contactele etc. sunt stocate într-un fișier de date Outlook (.pst). Dacă utilizați un cont Office 365, Exchange sau Outlook.com, datele cutiei poștale sunt disponibile într-un fișier de date Outlook offline (.ost). Deși ștergerea e-mailurilor și a atașamentelor vă poate ajuta dacă salvați toate informațiile într-un fișier PST, aceasta nu se comprimă de la sine.

Nota: Am discutat încă două moduri de a șterge fișiere din Outlook. Dacă le utilizați și apoi reduceți manual dimensiunea fișierului cutie poștală, vă va ajuta pe viitor.

fereastra 10 upgrade gratuit expiră

Comprimați și micșorați fișierul de date Outlook (.pst)

Avantajul unui fișier PST este că atunci când e-mailurile sunt șterse, compactează automat baza de date în fundal. Procesul de compresie are loc atunci când nu utilizați Outlook. De asemenea, îl puteți comprima făcând următoarele manual:

1. Deschideți Outlook și ștergeți elementele nedorite. Când sunt șterse, fișierele ajung în folderul Elemente șterse. Faceți clic dreapta și ștergeți-l.
2. Faceți clic pe Fișier > Setări cont > Setările contului .
3. Schimba cu Fișiere cu date fila. Selectați fișierul de date pe care doriți să îl comprimați. Apoi faceți clic pe Setări .
4. Faceți clic pe fila Avansat> Setări pentru fișierele de date Outlook.
5. În caseta de dialog Opțiuni fișier de date Outlook, faceți clic pe Comprimați acum și apoi faceți clic Amenda .

În funcție de dimensiunea fișierului PST, compresia poate dura câteva minute.

Comprimați și micșorați fișierul de date Outlook offline (.ost)

Multe conturi de e-mail folosesc un fișier de date Outlook offline pentru a stoca date. Un fișier de date OST sau offline Outlook este similar cu un fișier de date PST sau Outlook, cu o singură excepție. Nu puteți importa sau exporta într-un fișier de date Outlook offline (.ost).

1. Clic fişier > Setări cont, Setări cont .
2. Pe Fișiere cu date , faceți clic pe fișierul de date pe care doriți să-l comprimați, apoi faceți clic Setări .
3. Faceți clic pe pictograma Avansat fila> Opțiuni pentru fișierele de date Outlook .
4. În caseta de dialog Opțiuni fișier de date Outlook, faceți clic pe Comprimați acum și apoi faceți clic Amenda .

Utilizați un instrument de curățare a corespondenței

Outlook oferă un instrument de curățare a e-mailurilor încorporat sau îl puteți utiliza Instrumentul de curățare a atașamentelor Outlook pentru a căuta mesaje vechi și mari care pot fi șterse sau mutate într-un fișier PST. De asemenea, poate șterge copii ale e-mailurilor care sunt în conflict cu serverul de e-mail. Uneori ștergem fișiere de pe server, dar acestea sunt încă disponibile pe client, ocupând spațiu.

Rulați Instrumentul de curățare a cutiei poștale

1. Faceți clic pe Fișier > Instrumente > Curățare cutie poștală.
2. Selectați Vizualizare dimensiunea cutiei poștale, Găsiți elemente mai vechi decât, Găsiți articole mai mari decât, Vizualizare dimensiunea articolului ștears, Folder gol pentru articolele șterse, Vizualizare dimensiunea conflictelor sau Golire conflicte pentru a rula sarcina dorită.

Utilizați instrumentul de curățare a conversațiilor

indicator baterie laptop

Outlook pentru Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office pentru afaceri Outlook 2013 și altele instrument de curățare a conversațiilor . Conversațiile sau corespondența prin e-mail sunt una și aceeași. „Instrumentul de vorbire” este inteligent. Acesta va evalua conținutul fiecărui mesaj și, dacă o parte a e-mailului este disponibilă în oricare dintre mesajele de previzualizare, o va șterge.

Aveți trei opțiuni suplimentare pentru a comprima și a reduce dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook

• Șterge verifică conversația selectată.
• Folder Cleanup răsfoiește folderul selectat.
• Curăță folderul și subfolderele verifică și subfolderele.

Acestea sunt cele mai bune sfaturi pentru a vă ajuta să comprimați și să reduceți dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook. Cu toate acestea, aveți întotdeauna grijă să nu ștergeți accidental fișiere importante.

Citeşte mai mult : Cum optimizați și accelerați Microsoft Outlook .